“Sudah berapa lama posisi ini dibuka?”
Pertanyaan ini mungkin sering muncul di tengah tim HR, terutama ketika perusahaan sudah membuka lowongan selama berminggu-minggu tetapi belum menemukan kandidat yang cocok.
Proses rekrutmen karyawan memang membutuhkan waktu. HR harus mencari kandidat, melakukan screening, mengatur interview, menjalankan assessment jika diperlukan, lalu membantu user menentukan kandidat yang paling sesuai.
Namun, bagaimana jika proses recruitment terus berjalan tanpa kepastian?
Posisi yang kosong terlalu lama bisa menambah beban kerja tim, menghambat pekerjaan, dan membuat HR menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari kandidat baru.
Menariknya, rekrutmen yang lama tidak selalu berarti perusahaan kekurangan kandidat.
Bisa jadi, proses internal perusahaan justru membuat pencarian kandidat berjalan lebih lambat.
Berikut tujuh penyebab yang sering muncul.
1. Perusahaan Menetapkan Kriteria Kandidat Terlalu Spesifik
Perusahaan tentu ingin mendapatkan kandidat terbaik. Karena itu, HR dan user sering memasukkan banyak kriteria ke dalam sebuah lowongan.
Kandidat harus punya pengalaman beberapa tahun, menguasai software tertentu, mampu berbahasa asing, pernah bekerja di industri yang sama, dan memiliki berbagai soft skill.
Masalahnya, semakin banyak kriteria yang perusahaan jadikan syarat wajib, semakin sedikit kandidat yang bisa masuk ke proses seleksi.
Coba lihat kembali semua kriteria tersebut.
Apakah kandidat benar-benar harus menguasai semuanya sejak hari pertama bekerja?
HR bisa membagi kualifikasi menjadi tiga kelompok:
- Must-have: kemampuan atau pengalaman yang memang wajib kandidat miliki.
- Nice-to-have: kemampuan tambahan yang menjadi nilai plus.
- Trainable skills: kemampuan yang masih bisa kandidat pelajari setelah bergabung.
Dengan pembagian ini, perusahaan bisa memperluas talent pool tanpa mengorbankan kompetensi utama yang mereka butuhkan.
Terkadang, kandidat yang memenuhi 80% kriteria tetapi memiliki potensi berkembang justru lebih cocok daripada kandidat yang memenuhi 100% kriteria namun sulit ditemukan.
2. Job Description Belum Menggambarkan Pekerjaan yang Sebenarnya
Job description menjadi salah satu informasi pertama yang kandidat lihat ketika mereka menemukan lowongan.
Sayangnya, beberapa perusahaan masih menulis job description yang terlalu umum.
Misalnya:
“Bertanggung jawab terhadap kegiatan marketing perusahaan.”
Kalimat tersebut terdengar jelas, tetapi kandidat masih bisa bertanya:
Apakah posisi ini fokus pada digital marketing? Content? Sales? Event? Atau semuanya?
Job description yang terlalu umum bisa membuat kandidat yang sebenarnya cocok memilih untuk tidak melamar. Di sisi lain, perusahaan juga bisa menerima banyak CV dari kandidat yang tidak sesuai dengan kebutuhan posisi.
Karena itu, HR dan user perlu menyamakan pemahaman sebelum membuka lowongan.
Tanyakan:
“Orang yang kita cari ini nantinya akan mengerjakan apa saja?”
Jelaskan tanggung jawab utama, skill yang kandidat butuhkan, pengalaman yang perusahaan harapkan, serta target posisi tersebut.
Semakin jelas informasinya, semakin mudah kandidat menilai apakah posisi tersebut cocok untuk mereka.
3. Proses Seleksi Memiliki Terlalu Banyak Tahapan
Perusahaan tentu membutuhkan proses seleksi untuk memastikan kandidat yang mereka pilih sesuai dengan kebutuhan.
Namun, terlalu banyak tahapan bisa memperpanjang proses recruitment.
Bayangkan kandidat harus melewati:
Screening CV → HR Interview → Psikotes → User Interview → Manager Interview → Director Interview → Approval → Offering
Setiap tahap mungkin punya alasan masing-masing. Tetapi ketika perusahaan memberi jeda terlalu lama antarproses, keseluruhan recruitment ikut melambat.
Belum lagi jika HR harus menunggu feedback dari satu pihak sebelum mengatur tahap berikutnya.
Bukan berarti perusahaan harus menghapus semua tahapan.
Coba evaluasi fungsi setiap tahap.
Apa yang ingin kita ketahui dari tahap ini? Apakah tahap sebelumnya sudah memberikan informasi yang sama?
Dengan begitu, perusahaan bisa mempertahankan tahapan yang memang penting dan mengurangi proses yang tidak memberikan banyak nilai tambahan.
4. Tim Internal Terlalu Lama Mengambil Keputusan
Kadang HR sudah menemukan kandidat yang cocok.
Kandidat sudah mengikuti interview. User juga sudah memberikan respons positif. Bahkan, hasil assessment sudah tersedia.
Tetapi proses recruitment tetap berhenti karena tim internal belum mengambil keputusan.
HR menunggu user.
User menunggu manager.
Manager menunggu approval.
Sementara itu, kandidat menunggu kabar.
Situasi seperti ini bisa membuat perusahaan kehilangan kandidat yang sebenarnya sudah cocok. Kandidat mungkin menerima offering dari perusahaan lain sebelum perusahaan selesai mengambil keputusan.
Karena itu, HR perlu menyepakati alur pengambilan keputusan bersama user sejak awal.
Tentukan siapa yang memberikan feedback, siapa yang mengambil keputusan akhir, dan kapan masing-masing pihak harus memberikan respons.
Semakin cepat perusahaan mengambil keputusan, semakin kecil peluang kandidat pergi ke perusahaan lain.
5. Perusahaan Hanya Menunggu Kandidat yang Aktif Mencari Kerja
Kandidat terbaik tidak selalu sedang mencari pekerjaan.
Seseorang yang punya pengalaman dan kompetensi sesuai mungkin masih nyaman bekerja di perusahaan mereka sekarang. Mereka tidak membuka job portal setiap hari dan tidak mengirim CV ke berbagai perusahaan.
Kalau perusahaan hanya memasang lowongan dan menunggu pelamar datang, HR mungkin melewatkan kandidat seperti ini.
Di sinilah perusahaan bisa menggunakan strategi talent sourcing.
HR atau recruitment partner secara aktif mencari kandidat berdasarkan pengalaman, kompetensi, industri, atau kriteria lain yang sesuai dengan kebutuhan posisi.
Untuk posisi tertentu, perusahaan juga bisa mempertimbangkan headhunting. Pendekatan ini membantu perusahaan menjangkau kandidat potensial yang tidak sedang aktif mencari pekerjaan.
Tentu, perusahaan tidak membutuhkan headhunter untuk setiap posisi. HR bisa menyesuaikan strategi dengan tingkat kesulitan posisi, urgensi hiring, dan jumlah kandidat yang tersedia di pasar.
6. Kandidat Mengundurkan Diri di Tengah Proses
Bayangkan HR sudah menemukan kandidat yang terlihat cocok.
Interview berjalan baik. Kandidat juga menunjukkan ketertarikan terhadap posisi tersebut.
Beberapa hari kemudian, kandidat mengabari bahwa mereka memilih melanjutkan proses dengan perusahaan lain.
Situasi seperti ini cukup umum dalam recruitment.
Kandidat mungkin menerima offering lebih cepat dari perusahaan lain. Mereka mungkin merasa proses recruitment terlalu lama. Atau, mereka menemukan bahwa posisi yang perusahaan tawarkan tidak sesuai dengan ekspektasi mereka.
Karena itu, HR perlu menjaga komunikasi selama proses recruitment.
HR tidak harus menghubungi kandidat setiap hari. Namun, kandidat perlu mengetahui perkembangan proses dan kapan mereka akan mendapatkan update berikutnya.
Jangan biarkan kandidat menunggu tanpa kabar hanya karena tim internal masih berdiskusi.
Kandidat juga sedang mengevaluasi perusahaan, bukan hanya perusahaan yang mengevaluasi kandidat.
7. Perusahaan Kesulitan Menentukan Kandidat yang Paling Sesuai
Ada kondisi ketika perusahaan justru menghadapi masalah yang berbeda.
Bukan karena kandidatnya sedikit.
Kandidatnya banyak, tetapi semuanya terlihat cukup bagus.
CV terlihat relevan. Pengalaman kerja sesuai. Interview juga berjalan lancar.
Lalu, siapa yang paling cocok?
Dalam situasi seperti ini, perusahaan membutuhkan informasi tambahan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
CV memberikan gambaran tentang pengalaman kandidat. Interview membantu perusahaan memahami cara kandidat berkomunikasi dan menceritakan pengalamannya. Sementara itu, assessment dan psikotes kerja bisa memberikan informasi tambahan mengenai aspek yang relevan dengan posisi.
Perusahaan tetap perlu melihat hasil assessment bersama dengan pengalaman, kompetensi, hasil interview, dan kebutuhan posisi.
Jangan menjadikan satu hasil assessment sebagai penentu tunggal.
Gunakan assessment sebagai salah satu alat untuk membantu perusahaan melihat kandidat secara lebih menyeluruh.
Bagaimana Cara Mempercepat Proses Rekrutmen Karyawan?
Perusahaan tidak perlu terburu-buru hanya untuk mengisi posisi kosong.
Fokuskan perbaikan pada prosesnya.
Beberapa langkah sederhana bisa membantu:
1. Tentukan kebutuhan posisi dengan jelas
HR dan user perlu memahami tanggung jawab, kompetensi, dan pengalaman yang benar-benar mereka butuhkan.
2. Pisahkan kualifikasi wajib dan tambahan
Jangan membuat kandidat potensial gugur hanya karena mereka tidak memenuhi kriteria yang sebenarnya masih bisa dipelajari.
3. Pilih strategi sourcing yang sesuai
Gunakan job portal untuk posisi yang memiliki talent pool luas. Pertimbangkan talent sourcing atau headhunting ketika perusahaan mencari kandidat dengan kompetensi yang lebih spesifik.
4. Buat timeline recruitment
Tentukan target waktu untuk screening, interview, assessment, pengambilan keputusan, dan offering.
5. Kurangi waktu tunggu
Jangan biarkan kandidat menunggu terlalu lama hanya karena tim internal belum memberikan feedback.
6. Gunakan assessment ketika memang diperlukan
Assessment dan psikotes bisa membantu perusahaan memperoleh informasi tambahan ketika perusahaan membutuhkan gambaran kandidat yang lebih lengkap.
7. Tentukan decision maker sejak awal
Pastikan semua pihak memahami siapa yang memberikan feedback dan siapa yang mengambil keputusan akhir.
Rekrutmen Cepat Bukan Berarti Asal Merekrut
Pada akhirnya, perusahaan tidak hanya ingin mengisi posisi kosong.
Perusahaan ingin menemukan orang yang tepat.
Karena itu, HR perlu melihat recruitment sebagai sebuah proses yang saling terhubung. Cara perusahaan menentukan kebutuhan, mencari kandidat, melakukan seleksi, melakukan assessment, dan mengambil keputusan semuanya memengaruhi hasil akhir.
Proses yang lebih terstruktur bisa membantu perusahaan menghemat waktu tanpa harus mengorbankan kualitas kandidat.
Sebab, mengisi posisi dengan cepat memang terdengar ideal.
Tetapi jika kandidat tersebut tidak cocok, perusahaan mungkin harus mengulang seluruh proses dari awal.
Butuh Bantuan dalam Proses Recruitment?
Menemukan kandidat yang tepat tidak selalu mudah, terutama untuk posisi yang membutuhkan pengalaman atau kompetensi tertentu.
Era Daya Potensia membantu perusahaan dalam proses recruitment dan pencarian kandidat sesuai kebutuhan posisi.
Untuk kebutuhan hiring yang lebih spesifik, layanan headhunter Era Daya Potensia membantu perusahaan menjangkau kandidat potensial yang mungkin tidak sedang aktif mencari pekerjaan.
Jika perusahaan sedang menghadapi kesulitan dalam menemukan kandidat atau ingin membuat proses recruitment lebih efektif, hubungi Era Daya Potensia untuk mendiskusikan kebutuhan recruitment perusahaan Anda.
